Hätätilanteiden hallinta – näin toimit poikkeustilanteissa

Hätätilanteet, kuten tulipalo ja muu poikkeuksellinen tilanne, vaativat nopeaa ja harkittua toimintaa. Tässä ohjeessa kerromme, miten toimit turvallisesti ja tehokkaasti eri hätätilanteissa. Kun tiedät etukäteen oikeat toimintatavat, voit reagoida rauhallisesti ja minimoida riskit. 

Hätätilanteessa ensisijainen tavoite on ihmishenkien suojeleminen. Kaikki tiloissa olevat henkilöt – työntekijät ja vierailijat – tulee evakuoida järjestelmällisesti ja turvallisesti. 

Näin tarkistat paikalla olevat vierailijat

Voit tarkistaa järjestelmästä, ketkä vierailijat ovat paikalla tällä hetkellä seuraavasti: 

1. Kirjaudu sisään RespaManageriin omilla käyttäjätunnuksillasi. 
2. Klikkaa yläpalkista Vierailijat-alasvetovalikkoa ja valitse Saapuneet vierailijat.
3. Valitse Vierailijat tällä hetkellä, jolloin näet vain ne vierailijat, jotka ovat edelleen paikalla. 
   
   
   

Näin saat nopeasti ajantasaisen näkymän yrityksessäsi vierailevista henkilöistä. 

Tarvittaessa voit ladata listan paikalla olevista vierailijoista ja tallentaa sen Excel-muodossa. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi evakuointitilanteessa tai turvallisuusraportointia varten. Voit viedä ja tulostaa vierailijatiedot seuraavasti: 

1. Klikkaa yläpalkista Vastaanottajat-alasvetovalikkoa ja valitse Tietojen nouto.
2. Uudessa näkymässä klikkaa Vierailijat.
3. Vierailijat tällä hetkellä -kohdasta voit ladata ajantasaisen listan vierailijoista joko Excel (.xlsx)- tai CSV-muodossa.

Kun tiedosto on ladattu, voit avata sen Excelissä ja tulostaa tarvittaessa. Näin varmistat, että sinulla on aina ajankohtainen tieto paikalla olevista vierailijoista. 

Näin lähetät huomiotiedotteen hätätilanteessa

Jos tilanne vaatii välitöntä tiedottamista, voit lähettää huomiotiedotteen RespaManagerin kautta seuraavasti:

1. Kirjaudu RespaManageriin omilla käyttäjätunnuksillasi. Huomiotiedotteen lähettäminen onnistuu sekä aula- että pääkäyttäjätunnuksilla. 
2. Klikkaa yläpalkissa oikealla olevaa hätäkolmio-kuvaketta.
   
   
   
   
3. Valitse haluatko lähettää huomiotiedotteen vain yhteen vai kaikkiin kohteisiisi.
4. Kirjoita selkeä ja tiivis viesti, jossa kerrot tilanteesta sekä tarvittavista toimenpiteistä. Viesti lähetetään sekä tekstiviestinä että sähköpostina, mikäli henkilön tiedoista löytyvät puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 
5. Määritä vastaanottajat:
   • Vastaanottajat, joilla on tällä hetkellä vieraita.
   • Kaikki vastaanottajat.
   • Lisäksi voit lähettää tiedotteen myös kaikille sisäänkirjautuneille vieraille. 
6. Kun kaikki on valmista, klikkaa Lähetä.

Näin varmistat, että tärkeä tieto tavoittaa oikeat henkilöt nopeasti ja tehokkasti. 

Miten järjestelmän eri käyttäjäprofiilit vaikuttavat viestien lähettämiseen?

Järjestelmässä on kaksi erilaista käyttäjäprofiilia, joilla on hieman erilaiset oikeudet viestien lähettämisessä:

1. Pääkäyttäjä

   • Voi lähettää viestin vain omaan profiiliinsa (esim. Tampere Oy).
   • Voi myös lähettää viestin kaikkiin profiileihin järjestelmässä.

2. Aulatunnus

   • Voi valita, mihin profiiliin viestin lähettää (eli ei ole sidottu vain yhteen profiiliin).
   • Voi myös lähettää viestin kaikkiin profiileihin järjestelmässä.
   • Käyttötapaus: Jos samassa rakennuksessa on kaksi eri profiilia, mutta kolmas profiili sijaitsee toisella paikkakunnalla, viesti voidaan lähettää vain näille kahdelle ja ohittaa kolmas.

Jälkitoimenpiteet ja raportointi

Kun hätätilanne on ohi, suorita jälkiarviointi:

• Varmista, että kaikki henkilöt ovat turvassa ja ilmoita mahdollisista puutteista vastuuhenkilölle.
• Kirjaa tapahtumat ylös mahdollisimman pian ja raportoi ne turvallisuusvastaavalle.
• Tarkista RespaManagerin vierailijatiedot varmistaaksesi, että kaikki vierailijat ovat merkitty joko poistuneiksi tai pelastetuiksi.