Outlook-lisäosan asennus ja käyttö

Systamin Outlook-lisäosalla kutsut vieraan Systam Visitiin suoraan kalenterikutsusta. Lisäosa lisää valitsemasi kohteen kutsuosoitteen kutsuun puolestasi, joten sitä ei tarvitse muistaa ulkoa.

Näin kutsut vieraan lisäosalla

1. Luo Outlookissa uusi kalenterikutsu.
2. Klikkaa työkalurivin Systam Vierailijahallinta -painiketta. Lisäosa avautuu ikkunan reunaan.
3. Valitse Valitse kohde -listalta toimipiste, johon vieras on tulossa. Kohteen kutsuosoite lisätään kutsuun yhdeksi vastaanottajaksi.
4. Klikkaa OK.
5. Lisää vieraiden sähköpostiosoitteet, ajankohta ja muut tiedot kuten tavallisesti.
6. Lähetä kutsu.

Vierailu tallentuu Systam Visitiin, ja vieras saa ennakkoviestin saapumisohjeineen päivää ennen vierailua.

Mitä lisäosan vaihtoehdot tarkoittavat

Henkilötietojen käsittely eri vaihtoehdoissa

Kun valitset kohteen

Kutsu välittyy kohteen kutsuosoitteen kautta organisaatiosi Systam Visit -palveluun. Palveluun tallentuvat vierailun ajankohta, kutsuja sekä ulkoisten vieraiden nimet ja sähköpostiosoitteet. Oman organisaatiosi osallistujia, kutsun otsikkoa, viestiä tai liitteitä ei tallenneta. Niiden avulla vieraalle lähetetään ennakkoviesti, ja aula näkee tulevan vierailun etukäteen.

Tietoja säilytetään organisaatiosi asettaman säilytysajan verran, minkä jälkeen ne anonymisoidaan automaattisesti. Lue lisää: Vierailutietojen säilytysajan muuttaminen.

Kun valitset Ei lisätä vierailijahallintaan

Kutsun tietoja ei välity Systam Visitiin lainkaan. Vieras ei saa ennakkoviestiä, eikä hän näy aulan saapuvien listalla. Jos vieras kirjautuu paikan päällä itsepalvelupäätteellä tai aulassa, tiedot tallentuvat vasta silloin, samalla tavalla kuin ennalta ilmoittamattomalla vieraalla.

Kun Muista valinta on päällä

Valinta ei muuta henkilötietojen käsittelyä. Se tallentaa vain sen, mikä kohde lisäosassa on valmiiksi valittuna. Tiedot välittyvät Systam Visitiin vain silloin, kun kutsussa on kohteen kutsuosoite.

Hyvä tietää: lisäosa tekee saman asian kuin kutsuosoitteen lisääminen kutsuun käsin. Lue lisää: Vieraan kutsuminen kalenterista.

Asennus yhdelle käyttäjälle

1. Klikkaa Outlookin sähköpostinäkymän Aloitus-välilehdellä Hae apuohjelmia.
2. Valitse vasemmasta palkista Omat apuohjelmat.
3. Klikkaa Mukautetut apuohjelmat -kohdassa Lisää mukautettu apuohjelma ja valitse Lisää URL-osoitteesta.
4. Liitä kenttään Systamilta saamasi manifest.xml-osoite ja asenna lisäosa.

Kun luot seuraavan kerran kalenterikutsun, työkalurivillä näkyy Systam-logolla varustettu painike.

Asennus koko organisaatiolle

1. Kirjaudu Microsoft 365 Admin Centeriin ja siirry kohtaan Settings → Integrated apps.
2. Klikkaa Upload custom apps.
3. Valitse Host Product -kohtaan Outlook ja liitä Provide link to manifest file -kenttään Systamilta saamasi manifest.xml-osoite.
4. Valitse, asennetaanko lisäosa koko organisaatiolle vai tietyille käyttäjäryhmille.
5. Hyväksy lisäosan pyytämät oikeudet ja klikkaa Finish deployment.

Jakelu kaikille käyttäjille voi kestää muutaman tunnin. Lisäosa tulee näkyviin, kun Outlook käynnistetään uudelleen.

Siinä se! Nyt voit kutsua vieraat suoraan kalenterista, ja aula tietää etukäteen kuka on tulossa.