Vieraan kutsuminen ennakkoon

Vieraan voi kutsua ennakkoon useammalla eri tavalla, esimerkiksi kirjautumalla RespaManageriin tai kalenterikutsulla.

RespaManager:
Kirjaudu sisään yrityksesi RespaManager -sivulle ja valitsemalla ylävalikosta "Luo uusi vierailu". Riippuen käyttäjätunnusten tasosta, voi vaihtoehtoja olla kaksi. (Mikäli et tiedä teidän RespaManager osoitetta, kysy kollegalta tai meidän tuesta support@systam.io)

Valittuasi vierailun luomisen, täytetään tarvittavat tiedot; päivämäärä, kellonaika, vierailija ja vieraan vastaanottaja (riippuen käyttäjätasosta). Tämän lisäksi voidaan mahdollisuuksien mukaan täyttää lisätietoja, jos ne ovat yritykselläsi käytössä.

Mikäli vierailijan tietoja ei löydy järjestelmästä, eli hän ei ole käynyt aikaisemmin, tai tiedot on poistettu, valitaan "luo uusi vierailija" tai "tuo tiedostosta".
Kun kaikki vierailuun liittyvä tieto on täytetty, painetaan alhaalta "luo vierailu".

Vieraan voi kutsua myös kalenteri-integraation avulla.
Tällöin luodaan Outlookin, Gmailin tai muun sähköpostin avulla uusi tapaaminen, johon täytetään vieraan sähköpostiosoite ja päivämäärä.

Jotta kalenterikutsun tiedot tulisivat myös Systamin Visit palveluun, tarvitsee (kalenterikutsun) yhdeksi vastaanottajaksi lisätä myös erillinen yrityksenne kutsuosoite. Kutsuosoite voi olla esimerkiksi muotoa vierailija.yritys@respamanager.fi. Yrityksen kutsuosoitteen voit tarkistaa pääkäyttäjiltänne, aulahenkilöiltänne tai meidän tuen kautta.

Tieto vierailusta välittyy Systamin järjestelmään luoden uuden vierailun. Vieraan nimi muodostuu sähköpostista periaatteella etunimi.sukunimi.