Kalenterikutsuintegraation käyttöönotto

Systam Visitin kalenterikutsuintegraatio tuo vierailijatiedot suoraan kalenteristasi vierailijahallintaan. Vastaanottaja luo tavanomaisen kalenterikutsun, lisää siihen yrityskohtaisen kutsuosoitteen, ja Systam Visit hoitaa loput. Vieras saa ennakkoviestin ja QR-koodin automaattisesti.

Tämä ohje on tarkoitettu IT-yhteyshenkilölle, joka huolehtii kutsuosoitteen ja kalenteriympäristön teknisistä määrityksistä.

Miten integraatio toimii

1. Vastaanottaja luo kalenteritapahtuman omasta kalenteristaan. Tapahtuma sisältää iCalendar-standardin (RFC 5545) mukaisen kalenterikutsun.
2. Vastaanottaja lisää osallistujiin vieraiden sähköpostiosoitteet ja yrityskohtaisen kutsuosoitteen.
3. Kutsuosoite uudelleenohjaa kalenterikutsun Systamin asiakaskohtaiseen postilaatikkoon.
4. Systam Visit lukee kutsun automaattisesti, luo vierailutapahtuman ja lähettää vieraille ennakkoviestin.

Toteutusvaihtoehdot

Voit ottaa integraation käyttöön neljällä tavalla. Valitse se, joka sopii ympäristöösi parhaiten.

1. Suora kutsuosoite

Systam toimittaa @respamanager.fi-päätteisen kutsuosoitteen (esim. asiakas@respamanager.fi). Vastaanottaja lisää osoitteen suoraan kalenterikutsun osallistujiin.

Tämä ei vaadi IT:ltä määrityksiä. Soveltuu pilotointiin ja pieniin ympäristöihin.

2. Oma kutsuosoite jokaiselle toimipisteelle

IT luo yrityksen omaan sähköpostiin kutsuosoitteen jokaiselle toimipisteelle, esimerkiksi invite.vantaa@yritys.fi ja invite.espoo@yritys.fi. Osoitteet ohjaavat saapuvat viestit sellaisenaan Systamin tekniseen osoitteeseen. Vastaanottajat näkevät vain yrityksen omat osoitteet.

Ohjeet IT:lle ovat alla kohdassa Kutsuosoitteiden uudelleenohjaus.

3. Outlook Add-In

Systamin Outlook Add-In lisää kalenteriin painikkeen, joka liittää kutsuosoitteen tapahtumaan yhdellä klikkauksella. Käyttäjän ei tarvitse muistaa osoitetta.

Soveltuu O365-ympäristöihin. Add-In jaetaan keskitetysti Microsoft 365 Admin Centerin kautta.

4. O365- tai Google Workspace -tilaresurssin määritys

Asiakaskohtainen tilaresurssi (esim. neuvotteluhuoneen kalenteriresurssi) määritellään niin, että se liittää kutsuosoitteen automaattisesti, kun resurssi varataan kalenterikutsulla. Tämän kautta integraatio yhdistyy myös Systam Roomsin tilanvarausnäkymiin.

Kutsuosoitteiden uudelleenohjaus

Systam toimittaa käyttöönoton yhteydessä yhden teknisen osoitteen (@respamanager.fi). Kaikkien toimipisteiden kutsuosoitteet ohjataan tähän samaan osoitteeseen.

Näin Systam Visit tunnistaa toimipisteen

Kun kutsu ohjataan muuttamattomana, sen osallistujissa näkyy edelleen se kutsuosoite, jonka vastaanottaja lisäsi. Siitä Systam Visit päättelee, mihin toimipisteeseen vierailu kuuluu. Siksi:

• Ohjaa viestit sellaisenaan. Tavallinen välitys (esimerkiksi Outlook-säännön Välitä) luo uuden viestin, jolloin toimipistettä ei voi tunnistaa eikä kutsua välttämättä pystytä lukemaan.
• Lähetä Systamille ennen käyttöönottoa lista kutsuosoitteista ja niitä vastaavista toimipisteistä. Kerro meille myös, jos lisäät osoitteita myöhemmin.

Määritys Exchange Onlinessa

1. Luo jokaiselle toimipisteelle jaettu postilaatikko Exchange-hallintakeskuksessa (Recipients → Mailboxes → Add a shared mailbox).
2. Avaa postilaatikko ja valitse Mail flow settings → Email forwarding. Ota käyttöön Forward all emails sent to this mailbox ja lisää Systamin tekninen osoite.
3. Salli automaattinen välitys ulkoiseen osoitteeseen, sillä Exchange Online estää sen oletuksena. Microsoft Defender -portaalissa polku on Email & collaboration → Policies & rules → Threat policies → Anti-spam. Kannattaa luoda oma lähtevän postin käytäntö (outbound policy), joka koskee vain kutsuosoitteita, ja asettaa Automatic forwarding rules tilaan On.
4. Testaa: lähetä kalenterikutsu, jonka osallistujina ovat kutsuosoite ja oma ulkoinen testiosoitteesi. Testiosoitteeseen pitäisi tulla ennakkoviesti, ja vierailu näkyy RespaManagerissa odotettuna vierailuna oikeassa toimipisteessä.

Mitä kalenterikutsussa pitää olla

Kutsun on sisällettävä vähintään:

• Vierailun vastaanottaja (kutsun lähettäjä)
• Vähintään yksi vieras (osallistuja)
• Vierailuprofiili (kutsuosoite)
• Vierailun ajankohta

Mitä tietoja käsitellään

Integraatio käsittelee saapuvasta sähköpostista ainoastaan kalenterikutsun. Systam Visitiin tallennetaan:

• Kutsun lähettäjä (vastaanottaja)
• Kutsun osallistujat (vieraat)
• Kutsun aikaleima
• Kutsun nimi
• Kutsun yksilöllinen tunniste (UID)
• Erikseen määritettävästi: kutsun sijainti (esim. neuvotteluhuone)

Kaikki saapuneet sähköpostiviestit ja kutsuliitteet poistetaan Systamin palvelimelta pysyvästi. Myös sellaiset viestit, joita ei voitu käsitellä, poistetaan.

Vieraan tietojen muodostuminen

Vastaanottaja ja vierailijat haetaan sähköpostiosoitteen perusteella. Jos henkilöä ei löydy, luodaan uusi henkilötieto.

Nimi haetaan ensisijaisesti sähköpostiosoitteeseen liitetystä common name -kentästä, esim. Matti Meikäläinen <matti.meikalainen@yritys.com>. Vierailijan organisaatio voidaan päätellä domain-osasta.

Jos common name puuttuu, nimi parsitaan sähköpostiosoitteen alkuosasta:

• matti.meikalainen@yritys.com → Matti Meikalainen
• matti.matias.meikalainen@yritys.com → Matti Meikalainen
• meikalainen.matti@yritys.com → Meikalainen Matti (huom: järjestys voi olla väärin)
• matti@yritys.com → nimeä ei voida muodostaa
• myynti.osasto3@yritys.com → Myynti Osasto3 (huom: ei henkilönimi)

Jos nimeä ei voida muodostaa, vieras tallennetaan pelkällä sähköpostiosoitteella. Kutsujaa pyydetään täydentämään puuttuvat tiedot.

Yhteenveto kutsujalle

Kun kutsu on käsitelty, vastaanottaja saa sähköpostilla yhteenvedon lisätyistä vierailutiedoista ja linkin, jonka kautta tietoja voi täydentää. Linkkiä ei muodosteta toimistohotellikohteissa.

Vianetsintä

Jos kalenterikutsu ei luo vierailutapahtumaa, tarkista että:

• Kutsuosoite on lisätty kalenterikutsuun
• Kutsussa on vähintään yksi muu osallistuja kuin kutsuosoite ja vastaanottaja itse
• Kutsulla on alkamisaika tulevaisuudessa
• Uudelleenohjaussäännön ollessa käytössä, ohjaus on aktiivinen eikä viesti ole jäänyt roskapostisuodattimeen
• Kutsu on ohjattu muuttamattomana eikä tavallisena välityksenä, ja kutsuosoite on ilmoitettu Systamille

Siinä se! Käyttöönoton jälkeen kalenterikutsut hoitavat vierailun ennakkoilmoittamisen automaattisesti.

Jos kutsu ei luonut vierailua, katso Kalenterikutsu ei luonut vierailua.