Kalenterikutsuintegraation käyttöönotto

Systam Visitin kalenterikutsuintegraatio tuo vierailijatiedot suoraan kalenteristasi vierailijahallintaan. Vastaanottaja luo tavanomaisen kalenterikutsun, lisää siihen yrityskohtaisen kutsuosoitteen, ja Systam Visit hoitaa loput. Vieras saa ennakkoviestin ja QR-koodin automaattisesti.

Tämä ohje on tarkoitettu IT-yhteyshenkilölle, joka huolehtii kutsuosoitteen ja kalenteriympäristön teknisistä määrityksistä.

Miten integraatio toimii

1. Vastaanottaja luo kalenteritapahtuman omasta kalenteristaan. Tapahtuma sisältää iCalendar-standardin (RFC 5545) mukaisen kalenterikutsun.
2. Vastaanottaja lisää osallistujiin vieraiden sähköpostiosoitteet ja yrityskohtaisen kutsuosoitteen.
3. Kutsuosoite uudelleenohjaa kalenterikutsun Systamin asiakaskohtaiseen postilaatikkoon.
4. Systam Visit lukee kutsun automaattisesti, luo vierailutapahtuman ja lähettää vieraille ennakkoviestin.

Toteutusvaihtoehdot

Voit ottaa integraation käyttöön neljällä tavalla. Valitse se, joka sopii ympäristöösi parhaiten.

1. Suora kutsuosoite

Systam toimittaa @respamanager.fi-päätteisen kutsuosoitteen (esim. asiakas@respamanager.fi). Vastaanottaja lisää osoitteen suoraan kalenterikutsun osallistujiin.

Tämä ei vaadi konfiguraatiota IT:n puolella. Soveltuu pilotointiin ja pieniin ympäristöihin.

2. Yrityskohtainen sisäinen osoite uudelleenohjauksella

IT luo yrityksen omaan sähköpostiympäristöön resurssin tai jaetun postilaatikon (esim. vierailijat@yritys.fi), joka uudelleenohjaa saapuvat sähköpostit Systamin toimittamaan @respamanager.fi-osoitteeseen.

Käyttäjille näkyy yrityksen oma osoite. Vaatii IT:ltä uudelleenohjaussäännön luonnin.

3. Outlook Add-In

Systamin Outlook Add-In lisää kalenteriin painikkeen, joka liittää kutsuosoitteen tapahtumaan yhdellä klikkauksella. Käyttäjän ei tarvitse muistaa osoitetta.

Soveltuu O365-ympäristöihin. Add-In jaetaan keskitetysti Microsoft 365 Admin Centerin kautta.

4. O365- tai Google Workspace -tilaresurssin määritys

Asiakaskohtainen tilaresurssi (esim. neuvotteluhuoneen kalenteriresurssi) määritellään niin, että se liittää kutsuosoitteen automaattisesti, kun resurssi varataan kalenterikutsulla. Tämän kautta integraatio yhdistyy myös Systam Roomsin tilanvarausnäkymiin.

Mitä kalenterikutsussa pitää olla

Kutsun on sisällettävä vähintään:

• Vierailun vastaanottaja (kutsun lähettäjä)
• Vähintään yksi vieras (osallistuja)
• Vierailuprofiili (kutsuosoite)
• Vierailun ajankohta

Mitä tietoja käsitellään

Integraatio käsittelee saapuvasta sähköpostista ainoastaan kalenterikutsun. Systam Visitiin tallennetaan:

• Kutsun lähettäjä (vastaanottaja)
• Kutsun osallistujat (vieraat)
• Kutsun aikaleima
• Kutsun nimi
• Kutsun yksilöllinen tunniste (UID)
• Erikseen määritettävästi: kutsun sijainti (esim. neuvotteluhuone)

Kaikki saapuneet sähköpostiviestit ja kutsuliitteet poistetaan Systamin palvelimelta pysyvästi. Myös sellaiset viestit, joita ei voitu käsitellä, poistetaan.

Vieraan tietojen muodostuminen

Vastaanottaja ja vierailijat haetaan sähköpostiosoitteen perusteella. Jos henkilöä ei löydy, luodaan uusi henkilötieto.

Nimi haetaan ensisijaisesti sähköpostiosoitteeseen liitetystä common name -kentästä, esim. Matti Meikäläinen <matti.meikalainen@yritys.com>. Vierailijan organisaatio voidaan päätellä domain-osasta.

Jos common name puuttuu, nimi parsitaan sähköpostiosoitteen alkuosasta:

• matti.meikalainen@yritys.com → Matti Meikalainen
• matti.matias.meikalainen@yritys.com → Matti Meikalainen
• meikalainen.matti@yritys.com → Meikalainen Matti (huom: järjestys voi olla väärin)
• matti@yritys.com → nimeä ei voida muodostaa
• myynti.osasto3@yritys.com → Myynti Osasto3 (huom: ei henkilönimi)

Jos nimeä ei voida muodostaa, vieras tallennetaan pelkällä sähköpostiosoitteella. Kutsujaa pyydetään täydentämään puuttuvat tiedot.

Yhteenveto kutsujalle

Kun kutsu on käsitelty, vastaanottaja saa sähköpostilla yhteenvedon lisätyistä vierailutiedoista ja linkin, jonka kautta tietoja voi täydentää. Linkkiä ei muodosteta toimistohotellikohteissa.

Vianetsintä

Jos kalenterikutsu ei luo vierailutapahtumaa, tarkista että:

• Kutsuosoite on lisätty kalenterikutsuun
• Kutsussa on vähintään yksi muu osallistuja kuin kutsuosoite ja vastaanottaja itse
• Kutsulla on alkamisaika tulevaisuudessa
• Uudelleenohjaussäännön ollessa käytössä, ohjaus on aktiivinen eikä viesti ole jäänyt roskapostisuodattimeen

Siinä se! Käyttöönoton jälkeen kalenterikutsut hoitavat vierailun ennakkoilmoittamisen automaattisesti.