Vierailijan ennakkoviestin muokkaaminen

Systam Visit lähettää ennakkoon kutsutuille vierailijoille automaattisen ennakkoviestin. Viesti lähetetään oletuksena päivää ennen suunniteltua vierailutapahtumaa, tai heti, mikäli luotavaan tapahtumaan on alle vuorokausi.  Ennakkoviesti sisältää perustiedot vierailusta kuten päivämäärän, kellonajan sekä vierailun vastaanottajan yhteystiedot. 

Viestin muokkaus on mahdollista pääkäyttäjille sekä aulatunnuksella. Viestin sisältö määritellään kohdassa Hallinta - Asetukset - Viestintä ja viestipohjat - Ennakkoviestien viestipohjat.
 

Tyypillisesti viestissä on myös navigointilinkki toimipisteelle, ohjeita pysäköintiin sekä muita tarpeellisia ohjeita, joita ko. kohteessa vierailevan on hyvä sisäistää jo ennen saapumista. 

Viestiin voidaan sisällyttää myös erilaisia toimintoja, kuten pakollisen turvallisuusperehdytyksen suoritukseen ohjaava linkki, linkki omien tietojen ennakkotarkastamiseen. 

Lisäksi ennakkoviestissä on oletuksena mukana vierailukohtainen QR-koodi, jolla puolestaan vierailija voi saapuessaan:

• nopeuttaa kirjautumista itsepalvelupäätteellä
• kulkea esimerkiksi lukitusta ulko-ovesta (vaatii erillisen QR-lukijan ja kulunvalvontatoiminnon)

Muistathan aina tallentaa tekemäsi muutokset sivun alalaidan Tallenna muutokset painikkeesta.

Viestin muokkaus

Sähköpostin otsikko

Muotoile otsikko ytimekkääksi. Voit käyttää viestimuuttujia otsikossa. Huomioi, että viesti on aina yksi ja sama, eri kieliversioita ennakkoviestissä ei ole, koska vierailijan sähköpostiosoitteen perusteella ei voida päätellä haluttua kieltä. Siksi otsikko kannattaa usein kirjoittaa sekä suomeksi että englanniksi. 

Viestin rakenne

Kentässä määritellään viestin rakenne. Tyypillisesti ensin QR-koodi, sitten vierailun yhteenveto, jossa vierailun perustiedot ja lopuksi viestin sisältö.

Viestin sisältö

Tässä kohdassa määritetään varsinainen viestisisältö. Kenttää klikkaamalla avautuu word-tyyppinen työkalupalkki, josta löytyy työkalut viestin muotoiluun otsikoiden, lihavointien ja mm. linkin luonnin osalta. Maalaa haluamasi teksti ja valitse työkaluriviltä haluttu toiminto. 

Voit myös käyttää viestissä laajasti erilaisia muuttujia. Nämä löytyvät myös työkaluriviltä kohdasta Muuttujat. Näin voit lisätä esimerkiksi viestiin vierailijan etunimen, joka viestiä lähetettäessä korvataan ko vierailijan etunimellä. 

Navigointilinkki puolestaan tehdä linkki-toiminnolla. Yleinen tapa on käyttää Applen navigointilinkkiä. Tämä siksi, että ko. linkki avataan tyypillisesti vierailijan matkapuhelimella. Applen linkki avaa Applen laitteilla Applen sovelluksen, mutta muilla laitteilla sitten ko. laitteen itse valitseman parhaan sovelluksen, tyypillisesti Google Mapsin Android-puhelimilla. 

Lähetettävää viestiä voi esikatsella editori-ikkunan alapuolelta löytyvällä "Viestin esikatselu" toiminnolla. 

Tekstiviestinä lähettäminen

Voit määritellä lähetetäänkö viesti sähköpostilla ja/tai tekstiviestillä.

Tekstiviestiä lähetettäessä voidaan määritellä lyhyt viesti (max 70 merkkiä) ja loppuun muuttuja *QR*, jolloin tekstiviestin loppuun muodostuu linkki jota klikkaamalla vierailijalle näytetään verkkosivuna sähköpostiviestin sisältö. 

Tekstiviestin lähettäjänimen voit itse valita, mutta maksimi merkkimäärä on 11 ja esimerkiksi välilyönnit ja erikoismerkit ovat kiellettyjä.