Aloitusopas pääkäyttäjälle

Tervetuloa Systam Visitin pääkäyttäjäksi. Tässä oppaassa käydään läpi, miten RespaManager on rakennettu ja mitkä asiat kannattaa laittaa kuntoon ensimmäisenä. Käyttöönoton alussa Systamin projektointi auttaa sinua, joten kaikkea ei tarvitse tehdä yksin.

Profiilit

Yhdessä asennuksessa voi olla useampi profiili. Profiilia voi ajatella vierailupolkuna: se voi olla oma yritys samassa rakennuksessa, eri toimipiste tai esimerkiksi erillinen polku toimistovieraille ja urakoitsijoille. Profiilin nimi näkyy RespaManagerin yläpalkissa.

Useimmat asetukset, kuten ennakkoviesti, tietosuojaseloste ja vierailuehdot, ovat profiilikohtaisia. Jos tarvitset uuden profiilin, ota yhteyttä tukeen (support@systam.fi) tai myyntiin.

Käyttäjätasot

RespaManagerissa on peruskäyttäjiä (vastaanottajat), tehokäyttäjiä, pääkäyttäjiä ja aulakäyttäjiä. Katso Käyttäjätasot.

RespaManagerin valikot

• Vierailut: uusi vierailu, odotetut ja menneet vierailut.
• Vierailijat: saapuneet vierailijat ja vierailijatiedot.
• Vastaanottajat: henkilöt ja heidän käyttäjätasonsa.
• Hallinta: asetukset, vierailuehdot, tietosuojaseloste, tietojen nouto ja siirto, tietojen tyhjennys ja vierailustatistiikka.

Yläpalkissa ovat Hätätiedote, kielivalinta ja oma käyttäjävalikkosi, josta löydät profiilisi ja palautelomakkeen.

Ensimmäiset askeleet

1. Lisää vastaanottajat yksitellen tai tuo ne tiedostosta: Vastaanottajan lisääminen palveluun.
2. Aseta assistentti, jolle ohjataan apua tarvitsevat vieraat ja tulostimen rullailmoitukset: Assistenttitiedon asettaminen.
3. Muokkaa ennakkoviesti ja lisää siihen saapumisohjeet: Vierailijan ennakkoviestin muokkaaminen.
4. Aseta tietosuojaseloste ja vierailuehdot: Tietosuojaselosteen asettaminen ja Vierailua koskevat ehdot.
5. Tarkista säilytysaika: Vierailutietojen säilytysajan muuttaminen.
6. Kerro henkilöstölle, miten vieraita kutsutaan. Jaa heille kutsuosoite, Outlook-lisäosa ja Vastaanottajan pikaopas.

Näillä askelilla vieraasi saavat selkeät ohjeet jo ennen saapumista, ja henkilöstö pääsee kutsumaan heti.