Systam Visit -palvelu tallentaa kaikki vierailutiedot ja on tärkeää asettaa niille säilytysaika. Tietosuoja-asetus (GDPR) vaatii, että tietoja säilytetään vain tarvittava aika. Yleisesti hyväksyttävä aika on 365 päivää.
Voit muuttaa tietojen säilytysaikaa pääkäyttäjätunnuksilla Systam Visit -webpalvelussa (RespaManager).
Vasemmasta valikosta: Hallinta > Tyhjennä tiedot > Poista vierailutietoja > Vierailutietojen automaattinen poisto
Kaikki vierailijatiedot anonymisoidaan asettamasi ajan (esim. 365 päivää) jälkeen. Tilastot pysyvät käytettävissä myös poiston jälkeen, mutta mitään henkilötietoja ei järjestelmästä löydy.
Miten säilytysaika lasketaan
Säilytysaikaa ei lasketa vierailijan ensimmäisestä käynnistä. Se lasketaan siitä, kun vierailijan tietoja on viimeksi käsitelty.
Laskenta alkaa alusta aina, kun vierailijan tietoihin tulee muutos, esimerkiksi kun:
- vieras kutsutaan
- vieras kirjautuu sisään
- vieras kirjautuu ulos (myös automaattinen uloskirjaus)
Jos sama vierailija käy säännöllisesti, hänen tietonsa säilyvät niin kauan kuin käynnit jatkuvat. Ne poistuvat vasta, kun viimeisestä käsittelystä on kulunut koko säilytysaika.
Esimerkkejä (säilytysaika 365 päivää)
| Tilanne | Viimeisin muutos tietoihin | Tiedot poistuvat noin |
|---|---|---|
| Kutsuttu 1.1.2026, saapuu 1.6.2026 | Sisään- ja uloskirjautuminen 1.6.2026. Jos vieras ei kirjaudu ulos, viimeinen muutos on automaattinen uloskirjaus. | 1.6.2027 |
| Vieras ei saavu | Vierailupäivää seuraavana yönä järjestelmä merkitsee vierailun vanhentuneeksi ja poistaa sen QR- ja PIN-koodit. | Vuoden kuluttua vierailupäivästä (päivän tarkkuudella) |
| Vierailu perutaan tai poistetaan 15.3.2026 | Vierailun tiedot poistuvat heti. Vierailijan omat perustiedot jäävät, ja niiden laskenta alkaa poistopäivästä. | 15.3.2027 (loput tiedot) |
Säilytysaikasi on tallennettu ja aktiivinen.
Auttoiko tämä artikkeli?
Loistavaa!
Kiitos palautteestasi
Pahoittelut ettemme voineet auttaa
Kiitos palautteestasi
Palaute lähetetty
Kiitos palautteesta. Yritämme korjata artikkelin