Ryhmien kutsuminen ja kirjautuminen

Ennakkoon kutsuttavan vierailijaryhmän tiedot voidaan tuoda Systam Visit -vierailijahallinnan palveluun kahdella tavalla: 

• Käyttämällä kalenterikutsua (kutsuun voi lisätä rajattomasti henkilöitä) TAI
• Tuomalla vierailijoiden tiedot Excel-tiedostolla webpalveluun (RespaManager).

Vierailijatietojen Excel-tuonti webpalvelussa

1. Valitse Vierailut -> Tee uusi vierailu.
2. Valitse Hae vierailijat kohdasta Tuo tiedostosta.

Avautuvasta ikkunasta löytyy kohta Lataa Excel-mallitiedosto, johon voidaan täyttää
vierailijoiden tiedot
 

Pakollisia kenttiä järjestelmän vaatimuksissa ovat etunimi ja sukunimi. Muut pakolliset kentät riippuvat kohdeyrityksen asetuksista. Yleisesti pakollinen tieto on yritys. Suosituksena ennakkoviestin kannalta ovat sähköposti (ja mahdollisesti myös puhelinnumero).

1. Tallenna luomasi Excel-tiedosto ja hae se palveluun. 
2. Valitse tiedosto painamalla Selaa.
3. Kun tiedosto näkyy ikkunassa, paina Tuo Excel-tiedosto.
4. Vierailijoiden tiedot näkyvät tämän jälkeen valittuina vierailijoina.

1. Täydennä vierailun tiedot (päivämäärä, aika ja vastaanottaja) ja tallenna vierailu.
2. Ennakkoviesti vierailijoille lähtee vierailua edeltävänä päivänä. 
3. Vierailun tietoja voi luonnin jälkeen muokata ja hallita kohdassa Vierailut – Tutki ja muokkaa odotettuja vierailuita.

Ryhmän saapuminen ja kirjaaminen

Aulahenkilökunta

Aulahenkilökunta voi tulostaa vierailijakortit webpalvelussa etukäteen ja kirjata henkilöt sisään, kun henkilöt saapuvat. Tämä on tehokas tapa erityisesti isojen ryhmien kohdalla. 

Vierailijakorttien tulostus etukäteen koko ryhmälle tapahtuu aulatunnuksella kohdassa Vierailut – Selaa odotettuja vierailuita. 

Valitse haluttu ryhmä ja klikkaa Tulosta kortit. Samasta paikasta voit myös kirjata saapuneen ryhmän sisään. 

Aulahenkilökunta voi myös kirjata ryhmän jäseniä sisään saapumispäivänä yksittäin.

Itsepalvelu

Ryhmä voi kirjautua itsepalvelupäätteellä joko ryhmänä tai opiskelijaryhmänä. Ryhmänä kirjautumisessa jokainen ryhmän jäsen kirjautuu omilla tiedoillaan ja saa nimellisen vierailijakortin. Opiskelijaryhmässä vain ryhmän vetäjä antaa nimitiedon ja valitsee osallistujamäärään. Vierailijakortit tulostuvat tällöin vetäjän nimellä.
 

Nimillä tehtävässä ryhmäkirjautumisessa ryhmän jäsenet voivat kirjautua kerralla tai erissä. Kaikkien ryhmän jäsenten ei tarvitse olla samaan aikaan paikalla. Ilmoitus vastaanottajalle lähtee aina, kun yksi ryhmäkirjautuminen on suoritettu.